Strutture congressuali sede centrale
<<< AVVISO: La sala Marconi non sarà disponibile nel mese di febbraio 2023.
La sala Convegni non sarà disponibile dal 1° luglio al 30 novembre 2023 >>>
Le strutture congressuali della sede centrale del Cnr sono utilizzabili dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 18.30 per lo svolgimento di congressi, convegni, corsi, seminari, riunioni, incontri di lavoro e manifestazioni volte alla diffusione, divulgazione e promozione della conoscenza nel campo della ricerca scientifica e tecnologica.
La prenotazione delle strutture congressuali, gestita dalla Direzione Centrale Servizi per la Ricerca può essere effettuata esclusivamente inviando una mail all’indirizzo prenotazione.aule@cnr.it
La richiesta di disponibilità della/e sala/e dovrà contenere nel dettaglio le seguenti informazioni:
- soggetto organizzatore (Enti Pubblici, Università, Enti di Ricerca Pubblici/Privati);
- sala/e da prenotare;
- date e orari di inizio e fine dell’evento;
- titolo dell’evento;
- numero di persone previste per l’evento;
- nominativo e recapito del referente dell’evento.
Per la partecipazione agli eventi ospitati negli spazi congressuali della sede centrale del Cnr è obbligatorio l'uso della mscherina ffp2.
Il Cnr si riserva di comunicare eventuali variazioni organizzative in qualsiasi momento nel caso di nuove disposizioni normative o di peggioramento delle condizioni epideiologiche relative all'epidemia da Covid-19.
Solo per la sala Convegni e la sala Marconi, il richiedente dovrà inviare entro 15 giorni dal ricevimento della mail di conferma di disponibilità la richiesta formale di prenotazione firmata digitalmente via PEC al seguente indirizzo:
protocollo-ammcen@pec.cnr.it Qualora entro i termini suddetti non pervenisse la richiesta formale, la prenotazione è da considerarsi decaduta.
Contatti con il personale Cnr dopo la concessione dell'aula
Una volta ricevuta la lettera di formale assegnazione della sala da parte della Direzione Centrale Servizi per la Ricerca l’utente, per tutti gli aspetti logistici, tecnici ed organizzativi, dovrà rivolgersi all’Ufficio Servizi Generali – Sezione Gestione Aule inviando mail a: gestione.aule@cnr.it ed in cc segreteria.usg@cnr.it oppure rivolgendosi al numero 06/49933470 (Servizio Gestione Aule) in alternativa al numero 06/49932439 (Segreteria Ufficio Servizi Generali).
Istruzioni ed aspetti logistici relativi all'utilizzo delle aule
- Entro 48 ore dall’inizio dell’evento sarà cura dell’organizzatore fornire tramite email al Servizio Gestione Aule (gestione.aule@cnr.it) il programma dell’evento e l’elenco dei partecipanti in modo da favorire l’ingresso nella Sede di Piazzale Aldo Moro 7 o, nel caso di prenotazione della sala Convegni, di Via dei Marrucini s.n.c.. In quest’ultimo caso la gestione dell’ingresso sarà a cura e responsabilità dell’organizzatore dell’evento che dovrà anche farsi carico delle spese relative alla guardia giurata e a due addetti antincendio (i rispettivi corpi di appartenenza dovranno essere comunicati almeno 48 ore prima dell’evento tramite email a gestione.aule@cnr.it).
- Entro 7 giorni dall’inizio dell’evento sarà cura dell’organizzatore dell’iniziativa comunicare tramite email a gestione.aule@cnr.it la presenza di eventuali personalità politiche o istituzionali; l’Ufficio Servizi Generali ne darà ufficiale comunicazione alle Autorità competenti in modo da garantire, ove necessario, un servizio di sicurezza da parte delle Forze dell’Ordine.
L’Ufficio Servizi Generali – Servizio Gestione Aule fornisce le strutture con assistenza tecnica in loco per lo start up dell’evento.
Gli spazi, le attrezzature tecniche ed i materiali eventualmente messi a disposizione saranno gestiti dal promotore dell’iniziativa, il quale sarà responsabile per tutti i danni eventualmente causati. Sarà cura e responsabilità dell’organizzatore dell’evento assicurarsi di lasciare gli spazi occupati in perfetto ordine e di provvedere allo smaltimento dei materiali di scarto, compresi imballaggi, scatoloni e materiale cartaceo di vario genere.
Le ditte incaricate del servizio catering dovranno provvedere in autonomia allo smaltimento dei materiali di scarto fuori dall’Ente.
Eventuali richieste di uso degli spazi adiacenti le sale per l’allestimento di spazi espositivi dovranno essere preventivamente sottoposte al Servizio Gestione Aule che ne valuterà la fattibilità e la consona collocazione. Gli allestimenti dovranno essere contenuti entro le superfici assegnate; eventuali elementi mobili relativi all’allestimento o ai prodotti esposti non potranno occupare, neppure parzialmente, l’area destinata a corsia, i corridoi e le uscite di sicurezza.
Per l’esposizione di manifesti o locandine sono previsti appositi espositori. Il promotore dell’iniziativa può comunque dotarsi di propri espositori mobili che rispondano ai requisiti di sicurezza richiesti.
Gli spazi espositivi non saranno dotati di allacciamenti di alcun tipo salvo diversa disposizione. Gli orari per l’allestimento e il disallestimento andranno concordati preventivamente con il Servizio Gestione Aule.
I materiali necessari all’allestimento dell’evento nonché quelli relativi alla fornitura di servizi e attrezzature da parte di terzi potranno essere depositati all’interno dell’Ente, con ingresso da Via dei Ramni n. 19, solo previo appuntamento con la Sezione Gestione Aule.I nominativi delle persone addette al trasporto dei suddetti materiali dovranno essere trasmessi tramite mail a gestione.aule@cnr.it. Mediante accordi telefonici verrà fissato un appuntamento per lo scarico del materiale stesso (tel. 06/4993.3470).
E’ severamente vietato:
- fissare a terra tappeti e nastri adesivi nonché attaccare alle pareti interne manifesti o altro materiale;
- posare cavi o canaline sul pavimento davanti alle vie di fuga.
All’interno delle sale è obbligatorio lasciare liberi da qualsiasi impedimento o ostacolo le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza.
Durante l’evento, apparecchiature utilizzate in aggiunta a quelle fornite dalla sede centrale del CNR dovranno essere rispondenti alle vigenti norme in materia di sicurezza ed il loro utilizzo sarà tale da non pregiudicare la funzionalità degli impianti esistenti.
Nel corso dell’evento non potranno essere utilizzate sostanze infiammabili e non sarà consentito fumare all’interno degli spazi messi a disposizione dalla sede centrale del CNR.
Il servizio di traduzione simultanea, l'assistenza in sala e alla reception (hostess), il servizio catering, il supporto degli addetti alla sicurezza e dei vigili del fuoco (in caso di prenotazione della sala Convegni) ed ogni altro eventuale servizio aggiuntivo saranno a cura e a spese del promotore dell’evento.
Non è consentito l’accesso agli altri locali della sede dell’Ente, anche durante gli intervalli.
I partecipanti agli eventi ospitati dovranno esibire un badge di riconoscimento con le indicazioni del convegno / riunione.
Per la connessione internet è disponibile sia la rete wi-fi Eduroam (accessibile tramite le proprie credenziali Siper per i dipendenti Cnr), sia altra rete accessibile in locale tramite password.
Spazi catering
Per gli eventi ospitati all'interno della sede centrale del Cnr vengono messi a disposizione spazi dedicati per l'effettuazione del servizio catering (coffee break e pranzi). Non è consentito consumare cibi e/o bevande al di fuori di tali spazi.
Per il servizio catering, in associazione della sala Marconi e per un massimo di 50 persone, viene concessa la sala Laguna; qualora i referenti degli eventi ne facessero richiesta e previo accordo con la sezione Gestione Aule, può essere utilizzata come spazio espositivo, per le sessioni poster in formato cartaceo, ecc.
Per la sala Convegni e per un massimo di 100 persone, vengono associati gli spazi del foyer, della sala Polifunzionale e della sala 3d, salvo che tali spazi non vengano utilizzati per altro scopo (sessioni parallele, sessioni poster, ecc.).
Si segnala che le sale riunioni con capienza fino a 20 persone non hanno sale catering associate.
Strutture congressuali Sede Centrale (Roma)
La dotazione tecnica delle sale è elencata nello schema qui riportato. Qualsiasi servizio tecnico andrà concordato e pianificato preliminarmente con il personale della sezione Gestione Aule.
|
Sala |
Descrizione |
Dotazioni tecniche |
Foto |
|---|---|---|---|
| Convegni |
Capienza massima: 330 persone (posti a sedere platea) Capienza minima: 85 persone (posti a sedere platea) Desk relatori e podio. Situata al piano seminterrato dell’ala storica dell’edificio. Non dotata di finestre. Dotata di impianto di immissione aria con tecnologia A.DE.CO |
PC, predisposizione per collegamento HDMI o VGA tra computer al podio/desk relatori e proiettore. |
|
| Marconi |
Capienza Massima: 100 persone (posti a sedere platea) Capienza minima: 45 persone (posti a sedere platea) Desk relatori e podio Situata al primo piano dell’ala storica dell’edificio Luce naturale; 3 finestre Dotata di impianto di immissione aria con tecnologia A.DE.CO |
PC, predisposizione per collegamento HDMI o VGA tra computer al podio/desk relatori e proiettore. |
|
| Laguna |
Sala catering associata alla sala Marconi, utilizzabile per coffee break e pranzi per un massimo di 50 persone Situata al piano seminterrato dell'ala storica dell'edificio |
Nessuna |  |
| Golgi |
20 posti a sedere con tavolo riunioni centrale Situata al secondo piano dell'ala nuova dell'edificio |
Impianto audio; proiettore; telo; no PC |
|
| Silvestri |
20 posti a sedere con tavolo riunioni centrale Situata al secondo piano dell'ala nuova dell'edificio |
Impianto audio; proiettore; telo; no PC. |
|
| Pareto |
20 posti a sedere con tavolo riunioni centrale Situata al primo piano dell'ala nuova dell'edificio
|
Impianto audio; proiettore; telo; no PC |
|
| 3D |
Disponibile per riunioni per 7/8 persone o con sedute a platea per massimo 15 persone Solo per eventi in sala Convegni: disponibile per servizio catering in associazione al foyer e alla Sala polifunzionale, e per un massimo di 100 persone Situata al piano seminterrato dell'ala storica dell'edificio |
Video wall con PC Rete Wi-Fi (compresa Eduroam) Dotata di impianto di immissione aria con tecnologia A.DE.CO |
|
| Polifunzionale |
Disponibile per riunioni per 16 persone o con sedute a platea per massimo 30 persone Solo per eventi in sala Convegni: disponibile per servizio catering in associazione al foyer e alla Sala 3D, e per un massimo di 100 persone Situata al piano seminterrato dell'ala storica dell'edificio. |
PC, proiettore LIM, n. 1 display 84” 4k, impianto audio. |
|
Informazioni a cura di: Ufficio servizi generali - Gestione aule
Ultimo aggiornamento: 16/01/2023