Strutture congressuali sede centrale e sede di Via dei Taurini
<<< AVVISO>>>
<<< La sala Convegni non sarà disponibile dal 1° luglio al 30 novembre 2023 >>>
Le strutture congressuali della sede centrale del Cnr e della sede di via dei Taurini 19 sono utilizzabili dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 18.30 per lo svolgimento di congressi, convegni, corsi, seminari, riunioni, incontri di lavoro e manifestazioni volte alla diffusione, divulgazione e promozione della conoscenza nel campo della ricerca scientifica e tecnologica.
Gli spazi congressuali della sede centrale e della sede di via dei Taurini sono a disposizione principalmente delle strutture Cnr, ma possono anche accogliere eventi promossi da altri soggetti pubblici e/o privati; in tal caso, la richiesta sarà valutata sulla base della compatibilità dell’evento proposto con la mission istituzionale dell’Ente. Il Cnr si riserva la possibilità di declinare la richiesta di prenotazione nel caso in cui si evidenziassero eventuali elementi di incompatibilità.
Nel corso degli eventi, è fatto obbligo di astenersi da comportamenti illegittimi o scorretti nei confronti di persone, religioni e culture nonché della struttura ospitante, di utilizzare responsabilmente le risorse messe a disposizione dalla struttura ospitante evitando usi diversi da quelli per cui sono state richieste e di astenersi da attività e/o comportamenti in contrasto con la mission e gli obiettivi propri del Cnr.
Prenotazione
La richiesta di prenotazione delle strutture congressuali può essere effettuata compilando il modulo presente a questo link ed inviandolo in allegato all’indirizzo prenotazionesale@cnr.it.
La richiesta dovrà contenere nel dettaglio le seguenti informazioni:
- soggetto organizzatore (Enti Pubblici, Università, Enti di Ricerca Pubblici/Privati);
- sala/e da prenotare;
- date e orari di inizio e fine dell’evento;
- titolo e sintetica descrizione dell’evento;
- numero di persone previste per l’evento;
- nominativo e recapito del referente dell’evento.
Solo per la sala Convegni e la sala Marconi, il richiedente dovrà inviare, entro 7 giorni dal ricevimento della conferma di disponibilità, la richiesta formale di prenotazione firmata digitalmente via PEC all’indirizzo protocollo-ammcen@pec.cnr.it - c.a. UFFICIO SERVIZI GENERALI.
La ricezione del modulo di conferma conclude l’iter di richiesta prenotazione, che si intende così formalizzata e confermata.
Istruzioni ed aspetti logistici relativi all'utilizzo delle strutture congressuali
Per tutti gli aspetti logistici, tecnici ed organizzativi, dovrà rivolgersi all’Ufficio Servizi Generali – Sezione Gestione Sale ed Eventi, inviando mail a eventisede@cnr.it ed in cc segreteria.usg@cnr.it, oppure utilizzando il numero 06/49933470 (Sezione Gestione Sale ed Eventi) o 06/49932439 (Segreteria Ufficio Servizi Generali).
Il referente dell’evento dovrà:
- entro 7 giorni dall’inizio dell’evento comunicare tramite email a eventisede@cnr.it (Sezione Gestione Sale ed Eventi) l'eventuale presenza di personalità politiche o istituzionali. L’Ufficio Servizi Generali ne darà ufficiale comunicazione agli uffici preposti a garantire, ove necessario, un servizio di sicurezza da parte delle Forze dell’Ordine;
- entro 48 ore dall’inizio dell’evento fornire tramite email eventisede@cnr.it (Sezione Gestione Sale ed Eventi) il programma e l’elenco dei definitivo partecipanti, in modo da favorire l’ingresso nella Sede dal varco di Piazzale Aldo Moro 7 o, nel caso di prenotazione della sala Convegni, di Via dei Marrucini s.n.c.; in quest’ultimo caso la gestione dell’ingresso sarà a cura e responsabilità dell’organizzatore, che dovrà farsi carico delle spese relative ad un vigile armato e di due vigili del fuoco (i rispettivi corpi di appartenenza dovranno essere comunicati almeno 48 ore prima dell’evento tramite email a eventisede@cnr.it).
La Sezione Gestione Sale ed Eventi fornisce assistenza tecnica in loco per lo start up degli eventi.
Gli spazi, le attrezzature tecniche ed i materiali eventualmente messi a disposizione saranno gestiti dall’organizzatore dell’evento, il quale sarà responsabile per tutti i danni eventualmente causati. Sarà cura e responsabilità dell’organizzatore dell’evento assicurarsi di lasciare gli spazi occupati in perfetto ordine e di provvedere allo smaltimento dei materiali di scarto, compresi imballaggi, scatoloni e materiale cartaceo di vario genere.
Le ditte incaricate del servizio catering dovranno provvedere in autonomia allo smaltimento dei materiali di scarto fuori dall’Ente e al ripristino degli spazi ad essi assegnati.
Eventuali richieste di uso degli spazi adiacenti le sale per l’allestimento di spazi espositivi dovranno essere preventivamente sottoposte alla Sezione Gestione Sale ed Eventi che ne valuterà la fattibilità e la consona collocazione. Gli allestimenti dovranno essere contenuti entro le superfici assegnate; eventuali elementi mobili relativi all’allestimento o ai prodotti esposti non potranno occupare, neppure parzialmente, l’area destinata a corsia, i corridoi e le uscite di sicurezza.
Per l’esposizione di manifesti o locandine non sono previsti appositi espositori. Il promotore dell’iniziativa può dotarsi di propri espositori mobili che rispondano ai requisiti di sicurezza richiesti.
I materiali necessari all’allestimento dell’evento nonché quelli relativi alla fornitura di servizi e attrezzature da parte di terzi potranno essere depositati all’interno dell’Ente, con ingresso da Via dei Ramni n. 19, solo previo accordo con la Sezione Gestione Sale ed Eventi. I nominativi delle persone addette al trasporto dei suddetti materiali dovranno essere trasmessi tramite mail a eventisede@cnr.it; mediante accordi telefonici verrà fissato un appuntamento per lo scarico del materiale stesso (tel. 06/49933470).
Gli orari per l’allestimento e il disallestimento andranno concordati preventivamente con la Sezione Gestione Sale ed Eventi.
E’ severamente vietato:
- fissare a terra tappeti e nastri adesivi nonché attaccare alle pareti interne manifesti o altro materiale;
- posare cavi o canaline sul pavimento davanti alle vie di fuga;
- alterare in qualunque modo l’assetto originario degli spazi concessi.
All’interno delle sale è obbligatorio lasciare liberi da qualsiasi impedimento o ostacolo le vie di fuga, i corridoi e le uscite di sicurezza.
Durante l’evento, le apparecchiature eventualmente utilizzate in aggiunta a quelle messe a disposizione dal Cnr dovranno essere rispondenti alle vigenti norme in materia di sicurezza ed il loro utilizzo sarà tale da non pregiudicare la funzionalità degli impianti esistenti.
Nel corso dell’evento non potranno essere utilizzate sostanze infiammabili e non sarà consentito fumare all’interno degli spazi messi a disposizione dalla sede centrale del Cnr.
Il servizio di traduzione simultanea, l'assistenza in sala e alla reception (hostess), il servizio catering, il supporto degli addetti alla sicurezza e dei vigili del fuoco (in caso di prenotazione della sala Convegni) ed ogni altro eventuale servizio aggiuntivo saranno a carico e a cura del promotore dell’evento.
Non è consentito l’accesso agli altri locali della sede dell’Ente, anche durante gli intervalli.
I partecipanti agli eventi ospitati dovranno esibire un badge identificativo della persona e del convegno/riunione.
Per la connessione internet è disponibile sia la rete wi-fi Eduroam (accessibile per i dipendenti Cnr tramite le proprie credenziali Siper), sia altre reti locali accessibili tramite password.
Spazi catering
Per gli eventi ospitati all'interno della sede centrale del Cnr vengono messi a disposizione spazi dedicati per l'effettuazione del servizio catering (coffee break e lunch); non è consentito consumare cibi e/o bevande al di fuori di tali spazi.
Per il servizio catering, in associazione alla sala Marconi, viene concessa la sala Laguna mentre alla sala Convegni vengono associati gli spazi del foyer, della sala 3d e polifunzionale.
Qualora i referenti ne facessero richiesta e previo accordo con la Sezione Gestione Sale ed Eventi, gli spazi catering possono essere utilizzati come aree espositive, per sessioni poster in formato cartaceo, ecc.
Le sale riunioni con capienza fino a 50 persone non hanno sale catering associate.
Strutture congressuali Sede Centrale e sede di Via dei Taurini (Roma)
La dotazione tecnica delle sale è elencata nello schema qui riportato. Qualsiasi servizio tecnico andrà richiesto, concordato e pianificato preliminarmente con il personale della Sezione Gestione Sale ed Eventi.
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Sala |
Descrizione |
Dotazioni tecniche |
Foto |
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Sala Convegni (non disponibile dal 1° luglio al 30 novembre 2023) |
* nel caso in cui le presenze fossero inferiori a 80 persone e previa disponibilità di altra sala con capienza adeguata, l’Ufficio Servizi Generali si riserva la possibilità di spostare l’evento in una sala più piccola |
Dotazioni tecniche fino al 30 giugno 2023
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| Sala Marconi |
* nel caso in cui le presenze fossero inferiori a 40 persone e previa disponibilità di altra sala con capienza adeguata, l’Ufficio Servizi Generali si riserva la possibilità di spostare l’evento in una sala più piccola |
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| Sala Laguna |
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| Sala Golgi |
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| Sala Silvestri |
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| Sala Pareto |
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| Sala 3D |
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| Sala Polifunzionale |
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Corridoio digitale |
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Sala al piano terra di Via dei Taurini
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Informazioni a cura di: Ufficio servizi generali - Sezione Gestione Sale ed Eventi
Ultimo aggiornamento: 15/06/2023