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Il Cnr parte nel 2023 con sistema e strumenti nuovi di gestione documentale

10/01/2023

 Primo protocollo informatico  Da sinistra Cristian Mezzetti, Claudia Fraiegari, Maurizio Vitale, Giuseppe Colpani (collegato da remoto), Donatella De Preta (collegato da remoto), Alessia Glielmi, Giulio Ceripa.
Primo protocollo informatico Da sinistra Cristian Mezzetti, Claudia Fraiegari, Maurizio Vitale, Giuseppe Colpani (collegato da remoto), Donatella De Preta (collegato da remoto), Alessia Glielmi, Giulio Ceripa.

0000001/I.7 del 02.012023: questo è il numero della prima registrazione di protocollo 'Titulus' adottato dal Cnr a partire da quest’anno. Con il vecchio anno il Cnr saluta anche il sistema di protocollo informatico WebRainbow. Le innovazioni sono in realtà numerose e sostanziali: si passa da 106 aree organizzative omogenee ad una sola per tutto il Cnr, unico sarà il Registro di Protocollo, unico sarà il Piano di classificazione degli atti di archivio (Titolario) per tutto il Cnr. Si tratta di strumenti archivistici necessari per garantire la trasparenza nell’azione amministrativa, così come maggiore efficienza nella gestione documentale, l’accesso e la consultabilità e lo scambio dei documenti prodotti dall’amministrazione centrale e rete scientifica. 

Nell’ambito della politica di sviluppo e semplificazione, il nuovo servizio qualificato AGID permette di rinnovare il sistema cogliendo gli impulsi di numerose linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Al fine di adempiere alle prescrizioni di legge, è stato acquisito e reso operativo per tutto il Cnr il sistema di protocollo informatico e di gestione documentale denominato Titulus 5 di Cineca, realizzato per le esigenze specifiche delle amministrazioni universitarie e gli enti pubblici di ricerca.

In concomitanza con la crisi del sistema di protocollo WebRainbow, è stato necessario accelerare drasticamente le attività di sostituzione. Grazie all’impegno di tutti i colleghi coinvolti nelle attività di avvicendamento, si è riusciti ad anticipare di due mesi la sostituzione nonostante le difficoltà dovute al periodo festivo. Un ringraziamento particolare a tutti gli operatori di protocollo della amministrazione centrale e della rete scientifica, che hanno compreso il momento di difficoltà e urgenza di un cambiamento che sarebbe dovuto avvenire con ritmi diversi.

Il primo documento registrato è la determina del direttore generale che sancisce il passaggio dalle oltre cento aree organizzative omogenee ad unica sola e adotta il nuovo 'Piano di classificazione degli atti di archivio del Cnr (Titolario)'  per la prima volta nella storia dell’ente redatto in maniera unificata per tutto l'Ente e il 'Manuale operativo applicazione piano di classificazione degli atti di archivio (Titolario) del Consiglio nazionale delle ricerche'. L’analisi e la redazione del nuovo Titolario sono originate dallo studio dei titolari di classificazione che si sono susseguiti al Cnr a partire dagli anni Venti dello scorso secolo fino al 2004. Essi erano basati, fino al 2004, sul sistema delle “posizioni”. Il Titolario, inoltre, è stato configurato sulla base del modello redatto nell’ambito di “Procedamus”, un progetto di formazione-intervento, che ha preso il via nel 2020, per la redazione ex novo di un modello di titolario per gli enti pubblici di ricerca.

Per informazioni:
Alessia Glielmi
CNR - Direzione Generale
alessia.glielmi@cnr.it

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